漫漫长路远赴到地平线
照片:马特·邓肯

有效的治理是决定一个DAM举措的最终成败的主要因素之一。一些经验不足的DAM用户发现应用的原则,以现实世界的问题更苛刻的比他们意识到。在这篇文章中,我将讨论的DAM治理问题常见的例子并提出了一些工具和技术来解决这些问题。

DAM治理问题的例子

大坝用户将在与大坝相关的所有活动中遇到治理问题。下面是我在与客户一起工作时看到的一些例子,这些例子帮助客户优化和故障排除他们的DAM实现。

  • 该公司使用了许多由第三方拥有的数字资产。一组以销售为重点的DAM用户希望快速获得资产,以便能够更快地准备客户演示。另一个购买资产的团体担心,资产的使用可能会违反资产许可的条款,从而使企业面临诉讼风险。
  • 数字资产管理公司发现并没有被摄入到DAM高品质的数字资产的显著的数字,因为谁控制它们的工作人员都需要经过哪些资产需要检查和批准一个漫长的上传工作流程。该政策落实到位,因为一些不合适的或低质量的材料在上传一个点,在大坝,这反过来又影响采用这种降低的信任。
  • 营销部门,谁是大坝的主要赞助商,广泛使用为特定广告数字资产的预定义集合。然后,他们与所有其他DAM用户共享这些。所有用户都可以创建自己的藏品,并与他人分享。该营销藏品越来越他人之间失去了市场想防止其他用户创建他们自己的。作为一种替代方法来创建集合,用户已经开始下载他们想要的资产使用和存储他们自己的工作站文件夹。

显然,在一些证据不好的做法上面,竟然有没有明确的权利或如何对付他们错误的答案。建议行动方针之前需要语境和环境的仔细分析。同时,该坝软件本身远比谁使用它的人的行为问题的来源不太注意。

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处理大坝治理问题的一般原则

上面描述的所有挑战,有各种偶然因素和需要不同的解决方案。此外,虽然一个方法可能为一组DAM用户的工作,它可能无法与另一个。正如在DAM许多问题,也有相对较少的绝对。然而,一些通用的核心原则可以应用,并形成战略的基础:

  • 大多数数字资产管理计划的主要目的是提高资产的可访问性。因此,误差应倾向于使用限制和数字控制节制,而不是为每个场景中的缺省值。
  • 最为棘手的管理问题往往涉及两个或两个以上组的利益相关者之间的冲突的要求。
  • 的不同观点经常受到风险与感知生产力参数生成。利益相关者的一组担心放弃控制权的后果,另一个发现大坝结构阻碍他们开展工作的能力。因此,风险管理是不可或缺的有效DAM治理
  • 政策需要尽可能地清晰。任何在解释问题或交流决策时的含糊不清只会导致用户困惑。
  • 提供关于如何执行政策的指导和程序。
  • 当新的信息被曝光或业务发展,政策应进行审查并依次修改。
  • 大坝管理者必须收集审计数据,以提供支持政策调整的证据。
  • 定性数据,例如来自真实用户以轶事报告、焦点小组等形式的反馈,对于验证(或驳斥)统计数据所暗示的内容同样重要。

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翻译治理原则付诸实践

随着背后治理最佳实践的核心原则确定,让我们来看看一些实际的方法来应用它们。大多数这些都可以归为两大类:实施前和实施后,即有什么需要的DAM被推出之前完成,并会发生什么,当它是在使用中。一旦大坝已被释放,这些区别仍然适用,但它们然后更准确地称为:前期审查和后期审查。

执行前DAM治理

将下面的基本管理技术到位之前,DAM得到释放到最终用户。

风险日志和减灾战略

尽可能确定所有可能的风险,并记录减轻风险的方法。几乎不可能识别所有内容,但风险日志会通知政策文档。

记录DAM治理政策

文档化的治理策略意味着所有涉众都已书面签署。这有助于使策略更加清晰,并且更容易发现含糊不清的地方。

风险日志应部分告知政策。以其中一个例子前面所述,如果允许任何数字资产的无限制下载的风险在于,它可能会导致未经授权的使用,将资产的访问控制只对那些由第三方拥有的就解决了问题,这些资产。该政策文件可以描述(笼统)当控制是合适的,以及为什么。如果关于限制的来历任何辩论后出现,书面政策将正好解释为什么。

程序指南

政策描述的一般原则和足以设置的方法来治理,但不适合作战使用。这里需要对大坝本身的管理的过程指导,因此DAM系统管理员(和其他工作人员)对如何处理问题的一些指导。如果工作人员叶的主要成员,程序指南帮助确保他们的继任者将认识和了解DAM应该如何管理。当客户问我要排查故障DAM实现,我很少能找到替代其工作人员可以参照适当的程序指南。

买治理友好DAM

许多供应商大谈大坝管理及其重要性,但在很多情况下,他们的软件缺乏一些基本功能,使数字资产管理变得更容易。在基本层面上,大坝使用者需要从概要和细节上准确地看到正在发生的事情。这不仅意味着报告和分析,还意味着一个完整和全面的审计跟踪记录所执行的每一个行动。这是原始数据或您的DAM行动的潜意识记忆

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实现后坝治理

一旦大坝是活的,它是极不可能的(尽管你尽了最大努力)你的政策和程序,解决每一个问题。虽然你可以猜测什么会或不会工作,这是不可能得到这一切在第一时间。下面是一些在执行后的DAM治理实践的轨道上有助于保持一切。

常规治理会议

一个很大的原因水坝失败是他们得到推广给用户,然后被遗忘。有时候,企业聘请DAM经理,但不能让他们对什么是大坝发生一个正式的,计划和例会的机会报告。如果是这样的话,所有的开头定义的政策和程序,最终将变得无关紧要。至少每月一次定期召开调度DAM治理方面的会议让所有的利益相关者加快速度对什么是与大坝发生。

事件日志

必须提供一种记录新风险和无效缓解方法的方法。理想情况下,应该由数字资产经理之类的人来处理。事件日志应该是每个治理会议议程上的一个行式项目。

DAM绩效报告

大坝管理者应该记录有关DAM(登录,搜索,下载等)的基本情况。大坝解决方案的报告工具应该在这方面有很大帮助但审计线索可以帮助填写空白的地方没有。同样,包括绩效报告(并产生结果的潜在问题)作为您的治理会议的议程项目。

修订政策和程序

会议期间的事件日志、报告和讨论通常需要更改策略,因此也需要更改流程。保持最新的和最新的。如果记录下来的政策和程序与大坝中每天发生的事情不一致,它们就会变得毫无用处。

轶事报告和焦点小组

大坝内建的报告和审计跟踪数据提供了有用的信息,但是这些信息需要上下文化。有时候,数据并不能反映真实的情况。例如,如果一个资产没有下载,这可能意味着对该资产缺乏需求。但是,如果用户报告对他们找不到的特定资产的需求,元数据可能与他们的期望不一致。数字资产管理公司需要密切关注市场动向。这些极其重要的反馈通常是特别交互的结果,而不是在审计数据和报告工具中单独找到的。

焦点小组可以为得到真正的反馈有价值。我建议在与焦点小组一起为大坝提供培训,让他们以回报参与者提供的东西。

DAM治理是一个永无止境的循环

有效的DAM治理是关于有一个理性和科学的方法来管理企业的数字资产运营。它是由这些核心活动:

  • 假设如何处理问题。
  • 形式化的计划成书面的政策和程序。
  • 收集硬数据以及用户反馈。
  • 回顾数据。
  • 寻找机会优化或改进程序。

DAM治理的过程永远不会结束。收集,政策,程序和改进其数据相当大的价值都加大坝本身。大多数DAM举措的目标是开发数字资产的集合,是大于部分的总和。在建立良好治理DAM实践的文化,你正在开发的大坝在自己的权利价值为资产。